L’ESPACE BI · OUVERTURE DE DOSSIER
Protection de vos renseignements personnels
Les renseignements recueillis
L’Espace Bi recueille les renseignements que vous saisissez dans cette fiche, ainsi que vos déclarations et votre signature. Selon le service choisi, il peut s’agir de votre identité et de vos coordonnées, des renseignements concernant un représentant autorisé, de réponses de santé pertinentes, des informations administratives nécessaires et de vos choix de consentement. Les traces techniques de réception peuvent également comprendre la date et l’heure de soumission, votre adresse IP et les informations de votre navigateur afin de soutenir la sécurité et la preuve de réception.
Pourquoi nous les recueillons
Ces renseignements servent à ouvrir ou à mettre à jour votre dossier, à préparer et à fournir le service demandé de façon sécuritaire, à communiquer avec vous à son sujet et à conserver les documents administratifs et les consentements correspondants. Seuls les renseignements nécessaires à ces fins sont demandés. Si vous refusez de fournir une information nécessaire à la sécurité du service, l’équipe discutera avec vous des solutions possibles ou de la nécessité de reporter la prestation.
Conservation et confidentialité
Vos réponses confidentielles à la fiche, vos consentements signés et les informations de votre dossier interne sont conservés sur les serveurs de L’Espace Bi situés à Beauharnois, au Québec. L’accès est limité aux membres de l’équipe et aux travailleurs autonomes autorisés qui en ont besoin pour leurs fonctions. Les personnes autorisées à traiter ces dossiers ont signé une entente de confidentialité. Cet engagement ne leur donne pas un accès général à votre dossier.
Utilisation de Square
Square est utilisé pour la gestion des réservations, de la facturation ou des paiements, selon les services utilisés. Les renseignements nécessaires à ces opérations peuvent comprendre votre nom, votre téléphone, votre adresse courriel ou postale, ainsi que des informations de rendez-vous ou de transaction. Square peut traiter ou conserver ces renseignements à l’extérieur du Québec et du Canada, notamment aux États-Unis, selon ses propres politiques. Les réponses au questionnaire de santé, les notes confidentielles du dossier interne et le contenu des conversations privées ne sont pas transmis à Square par cette fiche.
Durée de conservation
Les renseignements sont conservés pendant la durée nécessaire aux fins annoncées et aux obligations légales applicables, puis détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque cela est permis. Vous pouvez demander des précisions sur les renseignements recueillis, les catégories de personnes qui y ont accès et les durées de conservation applicables.
Vos droits
Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, faire rectifier une information inexacte ou incomplète et retirer votre consentement aux utilisations ou communications concernées. Ce retrait n’entraîne pas l’effacement des documents que nous devons légalement conserver. L’équipe vous expliquera ses conséquences pour le service demandé. La personne à joindre en urgence ne sera contactée que lorsque la situation et les règles applicables le justifient.
Responsable et coordonnées
Pour toute question, demande d’accès ou de rectification, retrait de consentement ou plainte relative à la confidentialité, adressez-vous à Sophie Samson, responsable de la protection des renseignements personnels de L’Espace Bi, à info@espacebi.com ou au 819-843-4811, en précisant que votre démarche lui est destinée. Une demande écrite peut également être remise au centre à son attention. N’envoyez pas de renseignements de santé ni de pièces d’identité avant qu’un moyen sécurisé approprié vous ait été indiqué.
Des choix distincts
Remplir cette fiche ne vous inscrit pas à des communications commerciales, ne constitue pas un achat de Bi+, n’autorise aucun prélèvement récurrent et ne vaut pas consentement au soutien par intelligence artificielle. Ces finalités font l’objet de choix et, lorsque requis, de consentements distincts. Le fait d’être parent, payeur ou employeur ne donne pas, à lui seul, accès aux échanges privés d’une autre personne.
Version de notice : privacy-intake-2026-10-31
Contact : Sophie Samson · info@espacebi.com · 819-843-4811
Références de préparation : Commission d’accès à l’information — collecte ; Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé ; Politique de confidentialité Square.